Sindicância interna empresarial : passo a passo defensável

Resumo/Chapéu
Investigações internas sobre desvio de ativos, fraudes em processos, uso indevido de benefícios ou assédio exigem método e documentação para evitar nulidades e litígios. Este guia prático reúne procedimentos, erros comuns e como integrar RH, Jurídico, TI e gestores sem violar direitos ou a LGPD.

Contexto jurídico e cenário corporativo

Em operações com estoques, compras, financeiro e atendimento, circulam bens e dados sensíveis. Quando surgem indícios de irregularidade, a sindicância interna é o instrumento adequado para apurar fatos, resguardar provas e orientar decisões (medidas disciplinares, correções de processo, comunicação a autoridades). A apuração deve observar devido processo interno, proporcionalidade, privacidade e proteção de dados (LGPD) e não discriminação, preservando o direito de defesa e a confidencialidade.

O que mudou / Problema que resolve

Risco comum: “investigações informais” (prints avulsos, interrogatórios improvisados, coletivos de WhatsApp) derrubam justa causa, contaminam provas e expõem a empresa a danos morais e multas.
Solução: instaurar procedimento padronizado com termo de abertura, plano de apuração, cadeia de custódia, entrevistas estruturadas e relatório conclusivo. Integrar RH, Jurídico, TI, Segurança e Auditoria, usando linguagem neutra e factual.

Quem é impactado e casos típicos

Operações/Logística/Estoque: divergência entre entradas/saídas, retirada sem autorização, etiquetas duplicadas, “ajustes” recorrentes.
Financeiro/Compras: reembolso duplicado, adiantamentos sem comprovação, superfaturamento, conflito de interesses.
Comercial/Atendimento: concessões indevidas, manipulação de metas, uso irregular de cupons/benefícios.
TI/Segurança da Informação: acessos fora de perfil, cópia de bases de clientes, vazamento de dados.
RH/Compliance: assédio, discriminação, retaliação, nepotismo.

Procedimentos práticos (passo a passo)

1) Abertura formal

Termo de instauração com objeto, escopo, responsáveis, prazos e cláusulas de confidencialidade.

2) Plano de apuração

Defina hipóteses e fontes de evidência: ERP/DMS, logs de acesso, e-mails corporativos, CFTV, inventários, relatórios financeiros, políticas internas, entrevistas.

3) Preservação e cadeia de custódia

Retenha mídias (CFTV), bloqueie usuários quando necessário, realize espelhamento forense conforme o caso. Registre quem acessa o quê e quando.

4) Coleta documental

Relatórios do sistema (movimentação de estoque, aprovações, descontos), notas, requisições, contratos, políticas, comunicações oficiais. Cópias íntegras e datadas.

5) Entrevistas

Roteiro objetivo; dupla de entrevistadores; advertência sobre veracidade; evitar perguntas indutivas; ata assinada. Possibilite manifestação do investigado.

6) Análise e matriz de achados

Classifique evidências por consistência (alta/média/baixa) e gravidade. Mapeie falhas de controle (pessoas, processo, sistema).

7) Medidas cautelares

Realocar funções ou afastar preventivamente quando necessário, com justificativa, prazo e manutenção de remuneração salvo base legal diversa.

8) Relatório conclusivo

Descreva fatos, evidências, normas internas violadas e recomendações (disciplinares, civis, criminais e de melhoria de processo). Linguagem técnica e descritiva, sem adjetivações.

9) Decisão e comunicação

Comitê (RH + Diretoria + Jurídico) delibera; notificação ao empregado observando proporcionalidade, histórico e sigilo.

10) Remediação e prevenção

Ajuste de perfis de acesso, inventários-surpresa, trilhas de auditoria, treinamentos de liderança, reforço de políticas (estoque, compras, reembolsos, canais de denúncia, conflitos de interesse).

Erros comuns e como evitar

“Inquérito” por WhatsApp: centralize a coleta em repositório corporativo; proíba grupos pessoais como fonte primária.
Conclusões sem lastro documental: use relatórios oficiais, imagens e metadados preservados.
Exposição pública do investigado: comunicação estritamente necessária; evite “exemplos” em reuniões.
Perguntas indutivas ou tom acusatório: roteiro neutro; dois entrevistadores; oportunidade de contraditório.
Ignorar LGPD: minimize dados sensíveis; controle de acesso por perfil; descarte seguro ao fim do prazo.
Justa causa sem gradação: avalie tipificação, reincidência e proporcionalidade; observe regulamentos internos e jurisprudência aplicável.

Como o Escritório pode ajudar

A A Sarmento & Advogados Associados estrutura protocolos de sindicância, conduz entrevistas técnicas, realiza auditorias documentais e de sistemas, elabora relatórios conclusivos e assessora na aplicação de medidas disciplinares e na remediação de controles. Sempre sem prometer resultados, com foco preventivo e compliance.

FAQ

Posso acessar e-mails corporativos do colaborador?
Sim, desde que exista política interna prévia, finalidade legítima, registro de acesso e respeito à proporcionalidade. Evite conteúdos claramente pessoais.

Quando afastar preventivamente?
Quando houver risco à apuração ou à operação. Documente prazo, condições e justificativa.

Preciso do Jurídico nas entrevistas?
Recomenda-se o acompanhamento do Jurídico/Compliance para garantir método, regularidade e reduzir contestações.

E se houver indícios de crime (ex.: apropriação, estelionato, vazamento de dados)?
Preserve provas, evite confrontos desnecessários e avalie comunicação às autoridades com o Jurídico.

Como tratar denúncias anônimas?
Registre em canal oficial, faça triagem por plausibilidade e aplique o mesmo rito de preservação e checagem.

Conclusão + CTA

Sindicâncias bem estruturadas protegem a empresa, as pessoas e a governança. Precisa instituir protocolo, treinar líderes ou conduzir uma apuração sensível? Fale com a A Sarmento & Advogados Associados (Itabuna–BA). Atuação preventiva e contenciosa quando necessário.

Box de Compliance
Conteúdo informativo. Cada caso exige análise específica. Atuação conforme normas da OAB, CLT e LGPD.